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Certificats de congés payés

Le « certificat - demande de congé » est le document essentiel pour permettre le paiement des congés payés par la Caisse à tous les salariés des entreprises adhérentes à jour de leurs cotisations.
Retrouvez sur cette page toutes les informations pratiques pour établir ces demandes de congés.

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1. Remarques préliminaires
2. Etablissement des demandes de congés
- L'imprimé papier préétabli
-L'envoi de fichiers IDC
- Le site Internet www.cnetp.fr
- La Déclaration Annuelle des Données Sociales (DADS-U)

1. Remarques préliminaires

Le « certificat - demande de congé » permet à l'employeur d'informer la Caisse des dates de congés de ses salariés et de déclencher le paiement des jours de congés pris.
Chaque certificat est édité sous forme de liasse composée de 3 exemplaires (bleu - blanc - jaune).


. Les certificats bleu et blanc
Les certificats bleus et blanc doivent obligatoirement être remis au salarié un mois avant la date fixée pour le premier départ en congé même s'il s'agit de la prise d'un jour isolé ou au moment du départ du salarié de l'entreprise, quelle qu'en soit la cause (article D.3141-34 du code du travail).
. Le certificat jaune
Il doit rester en la possession de l'employeur et être présenté à toute demande formulée par le service Contrôle de la Caisse.

L'envoi des certificats vierges est effectué par la Caisse sur simple demande de l'entreprise, par téléphone auprès de tous les services de la CNETP (cf. Nos coordonnées), par courrier, ou sur Internet en accès sécurisé dans l'espace Adhérents/commande de formulaires : un écran spécifique permet aux adhérents de commander leurs imprimés. Ce service, comme tous les services de l'espace Adhérents, est sécurisé, gratuit, et nécessite une convention Internet (ANET).
La demande de congé est complétée sous la seule responsabilité de l'entreprise. S'il y a contestation par le salarié concernant les informations portées sur un certificat, il doit l'exprimer à son employeur dès que celui-ci le lui remet et obtenir de sa part les corrections nécessaires.


 IMPORTANT !
Les droits à congé des salariés sont définis d'après les renseignements
 indiqués par les adhérents ; la Caisse qui n'a pas la possibilité d'en vérifier le bien-fondé
 au moment du règlement, n'effectue ses contrôles qu'a posteriori.


Les certificats donnant lieu, après leur remise au bénéficiaire, à un paiement, l'entreprise qui les reçoit doit les conserver dans les mêmes conditions de sécurité que ses autres moyens de paiement : chèque, carte de crédit, espèces...
A défaut d'établir lui-même le certificat, l'employeur adhérent doit veiller à confier cette tâche à des délégataires ou à des tiers jouissant de toute sa confiance et veiller à maîtriser le circuit de ce certificat dès sa réception jusqu'à sa remise au salarié concerné.
En cas d'émission erronée ou frauduleuse de certificats, la Caisse est fondée à réclamer à l'entreprise adhérente le montant de l'indemnité de congé indûment payée.
En aucun cas, un certificat ne doit être dupliqué ; aucune suite ne sera donnée à l'envoi d'une photocopie, certifiée ou non, adressée en remplacement d'un certificat. Seuls les originaux font l'objet de règlement.

2. établissement des certificats de congés payés

Pour permettre le traitement des demandes de congés, plusieurs formules sont à la disposition des entreprises :

- L'imprimé papier préétabli par la Caisse
Ce document est personnalisé. Il porte, pré-imprimés par la CNETP :
l'identification de l'entreprise : numéro d'adhésion à la Caisse, centre de gestion ; en cas de transformation juridique (fusion, scission, cession de fonds de commerce, etc.), il devra être établi un certificat portant les numéros d'adhérent respectifs de chaque entreprise.
le numéro de certificat.
La CNETP traite les documents déclaratifs, remplis par les employeurs, au moyen d'un système de Lecture Automatique des Documents.
Pour tirer le meilleur profit de cette technique et pour garantir un traitement optimal des demandes, quelques conseils d'utilisation sont à respecter :
. remplir en caractères d'imprimerie au stylo noir : le certificat doit être lisible, complet et sans surcharge,
. écrire sans lien ni débordement,
. ne pas barrer les zones où ne figure aucune information,
. rectification d'un document : si des informations sont incorrectes, les rayer et inscrire clairement au dessus de la rubrique concernée, en noir de préférence, l'information exacte. Apposer le cachet de l'entreprise à proximité de la modification opérée,
. En cas de rectification après l'envoi d'un certificat : signaler à la CNETP, les modifications à apporter en précisant le numéro d'adhérent (y compris la lettre clé), le numéro complet du certificat, les nom, prénom et numéros de Sécurité Sociale du salarié.

Le complément éventuel dû au salarié lui sera adressé le plus rapidement possible.
Lors de l'envoi des certificats, les adhérents sont invités à vérifier et le cas échéant, à compléter, les coordonnées du personnel bénéficiaire. A défaut, la distribution postale ne peut être effectuée et les attestations de paiement reviennent à la CNETP.

- L'envoi de fichiers (IDC)
Dans le but de simplifier le travail administratif, la Caisse a mis au point un système permettant aux entreprises de fournir les données nécessaires au traitement des congés payés des salariés par transfert de fichiers via son site Internet.
La Caisse se charge de l'édition des certificats. Les certificats IDC sont imprimés en mode laser. Une partie (demande de congés) reste à compléter et à retourner à la Caisse pour paiement et l'autre partie est à conserver par le salarié.
Les certificats IDC sont archivés sur le site dans l'espace Adhérents (accès sécurisé/rubrique consultation des certificats archivés) et sont consultables par l'adhérent.
Tous les certificats peuvent faire l'objet de corrections par l'entreprise à partir des anomalies détectées par la Caisse ou de modifications en dehors de toute anomalie, à partir de l'espace consultation/modification des certificats de l'espace Adhérents.
Les entreprises intéressées par cette procédure sont invitées à consulter le site Internet, en accès libre, l'espace infos pratiques/documentations techniques/IDC, EDIC. Dans la procédure IDC, toutes les informations nécessaires pour compléter et enregistrer les certificats IDC sont précisées.

- Le site Internet www.cnetp.fr
Les entreprises qui disposent d'un code d'accès attribué après la signature d'une convention ANET (cf. espace infos pratiques/documentations techniques) ont la possibilité de saisir, modifier, et corriger les certificats sur le site Internet de la Caisse.
L'activité de leurs salariés peut être déclarée en ligne et les entreprises peuvent recevoir les certificats congés complétés. Le contrôle en temps réel des éléments déclarés permet de limiter les risques d'erreurs et les échanges de courriers. Les anomalies résiduelles signalées par courrier restent corrigibles en ligne.
Un service d'archivage des certificats est également proposé dans cet espace. Il permet aux entreprises de consulter les certificats IDC ou NET (saisis sur le site), tels qu'ils ont été transmis initialement, c'est à dire avant traitement par la Caisse ou éventuelle rectification de l'entreprise.
Ce mode de transmission, qui ne nécessite aucun développement informatique, permet de bénéficier de la rapidité et de la fiabilité des échanges dématérialisés.
- La Déclaration Annuelle des Données Sociales Unifiée (DADS-U)
La DADS-U est un format commun à tous les organismes sociaux qui permet aux entreprises d'utiliser un seul type de déclaration unifiée pour l'ensemble des organismes.
De la même manière que pour les IDC, les entreprises peuvent utiliser ce service pour effectuer la transmission des données de calcul des certificats.
Son utilisation doit faire l'objet d'une inscription préalable sur le site de Net-entreprises « www.net-entreprises.fr », rubrique « DADS-U » afin de recevoir un mot de passe.
Son utilisation permet de confier à la CNETP l'édition des certificats de congés payés que l'entreprise doit remettre aux salariés.
La DADS-U, pour la CNETP, est à produire chaque année en avril pour une période allant du 1er avril au 31 mars de l'année en cours.
L'accès à cet espace est gratuit mais nécessite la signature d'une convention spécifique EDIC.

Si vous souhaitez davantage de précisions, les rubriques de cette page sont plus largement développées dans notre documentation générale téléchargeable. Des points particuliers sont également abordés dans les questions-réponses.



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